আমরা যখন প্রথম ইমেল ব্যবহার শুরু করি তখন এই দুটি শব্দের অর্থ সবার কাছে সুস্পষ্ট হতে পারে, তবে সেগুলি আজ বেশ প্রাচীন। সিসি এবং বিসিসি উভয়ই একাধিক প্রাপককে একই ইমেলের অনুলিপি প্রেরণের উপায়। সিসি মানে "কার্বন কপি" এবং বিসিসি এর অর্থ "ব্লাইন্ড কার্বন কপি"। উভয়ের মধ্যে পার্থক্য হ'ল প্রতিটি প্রাপক আপনি সিসি ক্ষেত্রে যে ঠিকানাগুলি যুক্ত করেছেন তা দেখতে পাবে, বিসিসি ক্ষেত্রের ঠিকানাগুলি কারও কাছে দৃশ্যমান নয়।
আমাদের নিবন্ধটি সেরা নিখরচায় ইমেল পরিষেবা সরবরাহকারীও দেখুন
তিনটি প্রাপক ক্ষেত্র
এই ক্ষেত্রগুলির যে কোনও একটিতে লোকের ইমেল ঠিকানা যুক্ত করা সমান সহজ। তবে আপনার সর্বদা বিবেচনা করা উচিত কে নির্দিষ্ট ইমেল গ্রহণ করতে হবে এবং কীভাবে। এটি আপনার সম্পর্ক, যে প্রতিষ্ঠানের জন্য আপনি কাজ করছেন, এর সংস্কৃতি এবং অবস্থানের মতো বিষয়ের উপর নির্ভর করে।
লোকেরা প্রায়শই এই ক্ষেত্রগুলিকে অনুপযুক্ত ব্যবহার করে। এটি ইমেলটির উদ্দেশ্য গ্রহণকারীদের পক্ষে কম বিস্তৃত করে তোলে। তবে আপনি যদি এগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করেন তবে এটি আপনার প্রাপকদের আপনার ইমেলটি পড়া তাদের অগ্রাধিকারগুলির মধ্যে থাকা উচিত কিনা তা জানতে সহায়তা করতে পারে।
আপনি নিম্নলিখিত তিনটি ক্ষেত্রে ঠিকানা লিখতে পারেন:
প্রতি - এই ক্ষেত্রের প্রাপকরা বার্তার মূল শ্রোতা।
সিসি - এই প্রাপকরা বার্তাটির একটি অনুলিপি পাবেন, তাই এটি টো ফিল্ডে লোক যুক্ত করার মতোই।
বিসিসি - প্রেরক সংঘটিত হওয়া যোগাযোগের বিষয়ে অন্য ব্যক্তিকে বিচ্ছিন্নভাবে অবহিত করতে পারে। জড়িত অন্য কেউ তাদের ঠিকানা দেখতে পাবেন না।
লোকেরা বিসিসি ব্যবহার করেন যখন তারা অন্যদের বিভ্রান্ত করতে চান না ঠিকানার দীর্ঘ তালিকা। তদুপরি, প্রাপকরা একে অপরকে অগত্যা না জানা উচিত এটি একটি ভাল বিকল্প। এটাও লক্ষণীয় যে, সিসি বা বিসিসি-তে যারা নেই তারা অন্য প্রাপকদের কোনও উত্তর দেখতে পাবে না।
টু ফিল্ড কীভাবে ব্যবহার করবেন
যদি আপনি আট জনের কাছে পৌঁছতে চান তবে আপনি টু ফিল্ডে একটি ঠিকানা এবং বাকী সাতটি সিসি ক্ষেত্রে রাখতে পারেন। তবে আপনি তাদের আটটিও টু ফিল্ডে রাখতে পারেন। তারা সকলেই একই ইমেল পাবে বলে এটি কোনও তাত্পর্যপূর্ণ হয় না। তারা বাকী প্রাপককেও দেখতে সক্ষম হবে।
তবে আপনি যদি সঠিক ইমেল শিষ্টাচার অনুশীলন করেন তবে বিষয়গুলি কিছুটা আলাদা। যদি এমনটি হয় তবে আপনার কেবলমাত্র সেই প্রাপককেই যুক্ত করা উচিত যারা আপনার বার্তা দ্বারা সরাসরি প্রভাবিত হয়। সুতরাং, আপনি যদি কিছু নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে কোনও ধরণের পদক্ষেপ নিতে বলতে চান, তাদের টু ফিল্ডে রাখুন। আপনি সেখানে যে যার ঠিকানার ঠিকানা রেখেছেন তার নাম ইমেলের শুরুতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। "প্রিয় আন্দ্রেয়া, সামান্থা এবং জন" এর মতো সাধারণ কিছু যথেষ্ট হওয়া উচিত।
সংক্ষেপে, আপনি যাদের পদক্ষেপ নিতে বলছেন তাদের টার্গেট করতে টু ফিল্ডটি ব্যবহার করুন।
সিসি ক্ষেত্রটি কীভাবে ব্যবহার করবেন
আপনি যখন সিসি ক্ষেত্রে ঠিকানা স্থাপন করছেন, আপনার তৈরি তালিকাটি সমস্ত প্রাপকদের কাছে দৃশ্যমান হবে। সিসি ক্ষেত্রের প্রধান কাজটি অন্যান্য প্রাপকদেরকে জানিয়ে দেওয়া যে এই নির্দিষ্ট যোগাযোগ চলছে। এই ক্ষেত্রের একটি ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা "কেবল তথ্যের জন্য" বলার মতো। এই ক্ষেত্রে, আপনার কেবল প্রাপকদের কাছ থেকে একটি "জেনে রাখা ভাল" প্রতিক্রিয়া আশা করা উচিত।
অধিকন্তু, লোকেরা সিসিকে একটি "সৌজন্য অনুলিপি" হিসাবেও উল্লেখ করে।
বিসিসি মাঠটি কীভাবে ব্যবহার করবেন
আপনারা বিসিসি ক্ষেত্রে যে ঠিকানাটি রাখবেন তাকে টু এবং সিসি ক্ষেত্রের কোনও প্রাপক দেখা যাবে না। আপনি যদি কোনও ইমেলটির সামগ্রী দেখতে চান তবে পদক্ষেপ না নিচ্ছেন, তাদের ঠিকানা বিসিসিতে যুক্ত করুন। আপনি যখন একই তথ্য একসাথে একদল লোকের সাথে ভাগ করতে চান তবে ব্যবহারের জন্য এটি একটি ভাল বিকল্প তবে অন্য কেউ এটি গ্রহণ করছে তা দেখতে তাদের কেউ চাইবেন না।
সংবেদনশীল পরিস্থিতি বা যুক্তিগুলিতে বিসিসি ক্ষেত্রও খুব দরকারী। প্রাপক সম্পর্কে এটি না জেনে অন্য কাউকে শোনার এক গোপনীয় উপায়। উদাহরণস্বরূপ, কোনও গ্রাহক ফেরত চাইলে আপনি বিসিসি ক্ষেত্রে আপনার ম্যানেজারের ঠিকানা যুক্ত করতে পারেন।
রিপ্লাই অল বাটনটি কীভাবে ব্যবহার করবেন
আপনি যদি কোনও ইমেল প্রাপক হন এবং এর প্রেরককে প্রতিক্রিয়া জানাতে চান, আপনার কাছে দুটি বিকল্প রয়েছে - সমস্ত উত্তর দিন এবং উত্তর দিন। রিপ্লাই বাটনটি আপনাকে প্রেরকের সরাসরি প্রতিক্রিয়া জানাতে অনুমতি দেয় যাতে অন্য কোনও প্রাপক আপনার বার্তা দেখতে না পান। রিপ্লাই অল বোতামটিও রয়েছে, যা সমস্ত প্রাপকদের কাছে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার প্রতিক্রিয়া প্রেরণ করবে যাদের ঠিকানা টু এবং সিসি ক্ষেত্রে রয়েছে।
সুবিধাজনক হলেও রিপ্লাই অল বোতামটি সবসময় একটি ভাল বিকল্প নয়। আপনার কেবলমাত্র এটি ব্যবহার করা উচিত যখন সমস্ত প্রাপকদের আপনার বার্তাটি গ্রহণ করা গুরুত্বপূর্ণ।
বেশিরভাগ ব্যবহারকারী এই টিক চিহ্নটি উপলব্ধি না করে ক্লিক বা ট্যাপ করুন। আপনার উত্তরের প্রতি আগ্রহী নয় এমন প্রাপকদের জন্য এটি বেশ বিরক্তিকর হতে পারে। দুর্ঘটনাক্রমে এই বোতামটি ক্লিক করাও খুব বিশ্রী হতে পারে, বিশেষত যদি আপনি প্রেরকের সাথে ব্যক্তিগত তথ্য ভাগ করে নেন এবং অন্য অংশগ্রহণকারীরা এটি পড়তে চান না। আপনি কীভাবে এই ফাংশনটি ব্যবহার করেন সে সম্পর্কে সচেতন হওয়া এইভাবে জড়িত প্রত্যেকের জন্য হতাশার অনেকটা বাঁচাতে পারে।
মূল উত্তর লেখক এবং প্রাপক তালিকার প্রত্যেকে প্রত্যেকে আপনার প্রতিক্রিয়া দেখতে কেবল তখনই জবাব দেওয়া সমস্ত বোতামটি ব্যবহার করুন। কাজের প্রকল্পগুলি সম্পর্কে গ্রুপ আলোচনা এটির একটি ভাল উদাহরণ।
রিপ্লাই অল বিকল্পটি ব্যবহার করবেন না যখন:
- কমপক্ষে একজন প্রাপক রয়েছেন যার আপনার প্রতিক্রিয়া দেখার দরকার নেই
- আপনার বার্তা খুব সহজ কিছু যেমন "ঠিক আছে" বা "আপনাকে ধন্যবাদ!"
জিনিষ মনে রাখা
আপনি কাকে এবং কেন ইমেল প্রেরণ করছেন তা সর্বদা ট্র্যাক করে রাখতে ভুলবেন না। টু, সিসি এবং বিসিসি ক্ষেত্রগুলি মনযোগ সহকারে ব্যবহার করুন এবং আপনার ইমেল শিষ্টাচারের ব্যাপক উন্নতি হবে।
আপনি ঠিকানা (টো) বা আপনি কোনও কার্বন অনুলিপি (সিসি) পেয়েছেন কিনা সে সম্পর্কেও আপনার নজর রাখা উচিত। এইভাবে, আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে ইমেলের আপনার তাত্ক্ষণিক মনোযোগ দরকার কিনা।
ইমেলগুলিতে জবাব দেওয়ার সময়, একটি স্ট্যান্ডার্ড জবাব পাঠানো এবং কোনও অতিরিক্ত প্রাপককে ম্যানুয়ালি যুক্ত করা সর্বদা সেরা। এটিকে সহজ করার জন্য আপনি তাদের ঠিকানাগুলি মূল ইমেল থেকে অনুলিপি করতে পারেন। তবে যে কোনও ক্ষেত্রে, আপনি "প্রেরণ" টিপুন আগে প্রাপক তালিকাটি ডাবল-চেক করতে ভুলবেন না।
