একবিংশ শতাব্দীতে কাজের জন্য ইমেল একেবারে অপরিহার্য, পরবর্তী কয়েক মাসের মূল্যবান প্রকল্পগুলির পরিকল্পনা করার জন্য দলের সদস্যদের মধ্যে যোগাযোগ করা থেকে শুরু করে। সমস্যাটি অবশ্যই, স্মার্টফোন এবং ট্যাবলেটগুলির যুগে, কোনও সময়ের জন্য কাজ থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন হওয়া আপাতদৃষ্টিতে অসম্ভব বলে মনে হয়। আপনার স্মার্টফোনে ইমেল মূলত বেশিরভাগ সংস্থারই প্রয়োজন, তবে এর অর্থ আপনার নিয়োগকর্তা মূলত যে কোনও সময় আপনার কাছে পৌঁছাতে পারেন। ইমেল, কল এবং এই সমস্ত যোগাযোগের মাধ্যমগুলি থেকে পিছনে ছেড়ে যাওয়া আমাদের পক্ষে খুব কঠিন বলে প্রত্যেকে কাজ এবং সময় থেকে বিরতির দাবি করে। আপনি ছুটিতে ছুটি পেয়েছেন বা পরিবার বা বন্ধুবান্ধবদের সাথে কিছুটা মানসম্পন্ন সময় চান, অফিসের বার্তার বাইরে একটি আউটলুক নির্ধারণ করা কিছুক্ষণ পিছনে কাজ ছেড়ে যাওয়ার প্রথম পদক্ষেপ। এটি কীভাবে করবেন তা এখানে's
এছাড়াও আমাদের নিবন্ধটি ড্রপবক্স বনাম গুগল ড্রাইভ দেখুন - কোনটি ভাল?
অফিসের বার্তার বাইরে গিয়ে কেন বিরক্ত করবেন?
অফিস বার্তা সেটআপ করা আপনার বসকে খুশি না করতে পারে তবে খুব কমপক্ষে, এটি আপনার কর্ম সম্প্রদায়ের প্রত্যেককে এবং বহিরাগতদের যোগাযোগের জন্য আপনার কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করবে trying তাহলে অফিসের বার্তাটি কেন সেটআপ করা গুরুত্বপূর্ণ? ঠিক আছে, বাস্তবে, এর কয়েকটি কারণ রয়েছে:
সহকর্মীদের, পরিচালকদের এবং গ্রাহকদের যে আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য যোগাযোগের বাইরে রয়েছেন তা দেওয়াই ভাল আচরণ । আপনি যদি কয়েক দিনের চেয়ে বেশি সময় অবকাশে থাকেন তবে এটি বিশেষত সত্য।
এটা পেশাদার । কারও কাছে যদি আপনার কোনও সাহায্যের প্রয়োজন হয় বা কোনও গ্রাহকের কাছে কোয়েরি রয়েছে, তবে তাদের নির্ধারিত সময়ের জন্য আপনি আশেপাশে নন এই বিষয়টি জানিয়ে দিন them তারা জানে যে আপনি ফিরে না আসা বা অন্য কারও কাছে যেতে না পারলে তাদের অপেক্ষা করতে হবে। উভয় ব্যবসা এবং আপনি সাহায্য।
এটি লোককে আপনাকে ত্রুটি না করার জন্য বলে । আপনি যদি অফিসের বার্তাটি সেট আপ করেন, লোকেরা জানেন যে আপনি ছুটিতে আছেন, ব্যক্তিগত সময় বা যা কিছু গ্রহণ করুন। এর পরে তারা আপনাকে কল বা এসএমএস করার সম্ভাবনা কম।
এটি আপনার বসকে অভিযোগ করার জন্য আরও কম জিনিস দেয় । আপনি যদি কোনও দাবিদার বসের জন্য কাজ করেন এবং পিছনে টানতে চান তবে আপনি প্রতিরোধ পেতে চলেছেন। তবুও যদি আপনি গেমটি খেলেন এবং পেশাদার অভিনয় করেন তবে তারা একটি শৃঙ্খলার দৃষ্টিকোণ থেকে খুব কমই করতে পারে।
কাজ করার সময় যদি এমন একটি বিষয় গুরুত্বপূর্ণ হয় তবে তা নিশ্চিত করা যায় যে আপনি সর্বদা নিজেকে বিশিষ্ট অর্থে একজন পেশাদার হিসাবে প্রতিনিধিত্ব করছেন।
অফিস বার্তা আউটলুক সেট করুন
আপনি আউটলুক 2016 বা তার আগে বা অফিস 365 এর মধ্যে আউটলুক ব্যবহার করেন কিনা তার উপর নির্ভর করে অফিসের উত্তর বার্তা সেট করা কিছুটা আলাদা।
আউটলুক 2016 এবং তার আগে
প্রক্রিয়াটিতে বেশ কয়েকটি পদক্ষেপ রয়েছে তবে এটি করা বেশ সোজা।
- একটি নতুন ইমেল তৈরি করুন এবং আপনার অফিসের জবাব লিখুন। বিষয়ে অফিসের বাইরে অন্তর্ভুক্ত করুন তবে গন্তব্যটি ফাঁকা ছেড়ে দিন।
- ফাইল নির্বাচন করুন এবং হিসাবে সংরক্ষণ করুন।
- আউটলুক টেম্পলেট হিসাবে সংরক্ষণ করুন যেখানে এটি টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন বলে।
- বিধি ও সতর্কতাগুলি পরিচালনা নির্বাচন করুন এবং আপনি যে বার্তাটিতে প্রয়োগ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- নতুন বিধি নির্বাচন করুন।
- আমি প্রাপ্ত বার্তাগুলির উপর নিয়ম প্রয়োগ করুন নির্বাচন করুন এবং পরবর্তীটিতে ক্লিক করুন।
- আমার নাম টু বাক্সে কোথায় রয়েছে তা নির্বাচন করুন এবং পরবর্তীটিতে চাপুন এবং তারপরে পপআপটি নিশ্চিত করুন।
- একটি নির্দিষ্ট টেম্পলেট ব্যবহার করে উত্তর নির্বাচন করুন এবং নীচে ফলকে পাঠ্য লিঙ্কটি ক্লিক করুন।
- আপনি আগে তৈরি টেম্পলেটটি নির্বাচন করুন এবং খুলুন নির্বাচন করুন। পরবর্তী ক্লিক করুন।
- স্বয়ংক্রিয় জবাবগুলিতে স্বয়ংক্রিয় জবাব পাঠানো এড়াতে এটি যদি একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর হয় তবে তা নির্বাচন করুন। পরবর্তী ক্লিক করুন।
- বিধিটিকে একটি অর্থবহ নাম দিন এবং নিশ্চিত করুন এই নিয়মটি চালু হওয়া পরীক্ষা করা হয়েছে।
- সমাপ্তি নির্বাচন করুন এবং তারপরে ঠিক আছে।
এটি অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় জবাব তৈরি করবে এবং এটি সক্রিয় করবে। এই প্রক্রিয়াটি যে অ্যাকাউন্টটি সক্রিয় থাকবে তা সুনির্দিষ্ট করে, আপনি এটি সমস্ত ইমেল অ্যাকাউন্টে সক্রিয়ও করতে পারেন। আপনি যখন 11 তম পদক্ষেপে নিয়মটি চালু করেন, নীচে আপনার কাছে সমস্ত অ্যাকাউন্টে সক্রিয় হওয়ার জন্য নিয়মটি নির্বাচন করার বিকল্প রয়েছে। আপনার যদি প্রয়োজন হয় এবং সংরক্ষণ করুন।
অফিস বার্তা আউটলুক বন্ধ করুন
আপনি যখন ছুটি থেকে ফিরে এসেছেন বা যা কিছু করেছেন তখন আপনাকে নিজের অটোরেপলি বন্ধ করার কথা মনে রাখতে হবে।
- আউটলুকে ফাইল নির্বাচন করুন।
- বিধি ও সতর্কতা পরিচালনা নির্বাচন করুন এবং ইমেল বিধি নির্বাচন করুন।
- অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন এবং আপনার স্বতঃপরিমাণ নিয়মের পাশের বাক্সটি আনচেক করুন।
- পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে ওকে ক্লিক করুন।
এখন আপনি সরকারীভাবে ফিরে যাও!
অফিস 365 এ অফিসের বাইরে কোনও বার্তা সেট আপ করুন
অফিস 365 অ্যাকাউন্টগুলি এক্সচেঞ্জ ব্যবহার করে যেখানে আউটলুক অ্যাকাউন্টে পিওপি, আইএমএপি বা এক্সচেঞ্জ ব্যবহার করে। প্রক্রিয়াটি মূলত একরকম তবে এর নিজস্ব ওয়াকথ্রু ওয়ারেন্ট করার জন্য যথেষ্ট আলাদা।
- আউটলুকের মধ্যে থেকে ফাইল এবং স্বয়ংক্রিয় জবাবগুলি নির্বাচন করুন।
- স্বয়ংক্রিয় উত্তর প্রেরণ নির্বাচন করুন।
- পছন্দ হলে টাইমস্কেল সেট করুন। এটি আমার মতো ভুলে যাওয়া প্রকারের জন্য দরকারী যারা তাদের ফিরে আসার পরেও স্বতঃপ্রযুক্তিকে সক্রিয় রেখে দেয়।
- অন্তর্নির্মিত আমার সংস্থা ট্যাবটি সক্রিয় রয়েছে তা নিশ্চিত করুন এবং আপনার বার্তা যুক্ত করুন।
- আমার সংস্থার বাইরে নির্বাচন করুন এবং সেখানেও একটি প্রাসঙ্গিক বার্তা যুক্ত করুন। আপনাকে কে বাইরের বিশ্ব থেকে ইমেল করে তার উপর নির্ভর করে আপনাকে কেবল আমার পরিচিতিগুলি পরীক্ষা করতে হবে অন্যথায় ইমেলগুলি নিউজলেটার, বিজ্ঞপ্তি এবং স্প্যাম এমনকি প্রত্যেককে পাঠানো হবে।
- সক্রিয় করতে একবারে ঠিক আছে নির্বাচন করুন Select
প্রক্রিয়াটি আউটলুক ২০১ 2016-এর চেয়ে কিছুটা ছোট হলেও শেষ ফলাফলটি একই। টাইমস্কেল সেট করার ক্ষমতা ঝরঝরে এবং আউটলুক 2016 এর ব্যবহারকারী হিসাবে, আমি আশা করি যে বৈশিষ্ট্যটি শীঘ্রই সেই সংস্করণে পৌঁছে দেবে।
অফিস 365 এ আপনার অফিসের বার্তাটি বন্ধ করুন
আপনি যদি টাইমারটি ব্যবহার করতে না চান, তাড়াতাড়ি ফিরে আসুন বা আপনার অফিসের বার্তাটি বাতিল করতে হবে, আপনি পারেন।
- আউটলুক খুলুন এবং ফাইল নির্বাচন করুন।
- স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি নির্বাচন করুন এবং অফিসের নিয়মের বাইরে হাইলাইট করুন।
- স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি প্রেরণ করবেন না নির্বাচন করুন।
এটি অবিলম্বে বার্তাগুলি প্রেরণ করা এক্সচেঞ্জকে থামিয়ে দেবে যাতে আপনি একবার এটি অক্ষম করে দিলে আপনি উত্তর দিতে প্রস্তুত তা নিশ্চিত করুন।
অফিসের বার্তাগুলির বাইরে কীভাবে একটি আউটলুক সেট করবেন তা এখন আপনি জানেন যে কাজ থেকে বেশি সময় না নেওয়ার কোনও অজুহাত নেই। শুভ কামনা!
