কীভাবে: আপনার সহায়তা ডেস্ক সমাধান হিসাবে গুগল জিমেইল ব্যবহার করা

গুগলের জিমেইল পরিষেবাটি সত্যই শক্তিশালী ওয়েব-ভিত্তিক ইমেল সমাধান। এবং এটি অনুমান করা সহজ যে এটি প্রাথমিকভাবে, ভাল, ইমেলের জন্য উপযুক্ত। এবং, হ্যাঁ তবে, আপনি যখন বাক্সের বাইরে কিছুটা ভাবেন, আপনি জিমেইল এমন জিনিসগুলি ব্যবহার করতে শিখতে পারেন যা আপনি ভাবেননি।

আপনার সংস্থার সহায়তা ডেস্কের প্রয়োজনের জন্য জিমেইলকে কী বিনামূল্যে সমাধান হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে?

প্রথাগত সহায়তা ডেস্ক সমাধান

কোনও সহায়তা ডেস্ক সমাধানের পিছনে ধারণাটি হ'ল ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে আগত অনুরোধগুলি গ্রহণ করা এবং কর্মীদের সেই অনুরোধগুলির উত্তর এবং পরিচালনা করার অনুমতি দেওয়া। সাধারণ বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একাধিক বিভাগ, টিকিট নম্বর, বিগত উত্তরগুলির জন্য সম্ভবত একটি নলব্যাস অন্তর্ভুক্ত থাকবে। এই জাতীয় সফটওয়্যারটি মোটামুটি বেসিক থেকে শুরু করে বেশ উন্নত এবং সাধারণত ওয়েব-ভিত্তিক হতে পারে।

হেল্প ডেস্ক লাইটের মতো মুক্ত সমাধানগুলিতে কিছু সমাধানের মধ্যে কায়াকো ই সমর্থন বা ইস্যু ট্র্যাক অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। ওপেন সোর্স হেল্পডেস্ক তালিকা নামে একটি সাইট ওপেন সোর্স সহায়তা ডেস্ক সমাধানগুলি তালিকাভুক্ত করেছে (যেমন আপনি অনুমান করতে পারেন)।

সাধারণত, এই ধরণের সমাধানগুলির সরাসরি টিকিটিং সিস্টেমে কোনও নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানায় ইমেলগুলি পাইপ করার একটি উপায় রয়েছে। সুতরাং, কোনও গ্রাহক একটি ইমেল প্রেরণ করে, এটি একটি ইমেল বাক্সে আসে, তারপরে টিকিট পদ্ধতিতে পাইপ দেওয়া হয়, একটি টিকিট নম্বর অর্পণ করা হয়, এবং সংস্থার কর্মীদের দ্বারা পরিচালনার জন্য সারিতে বসে থাকে।

এটি যদি সর্বজনীন ইমেল ঠিকানা হয় তবে এটি স্প্যামের সমস্যাগুলি খুলবে। এবং সার্ভার-সাইড সমাধানগুলি ইনকামিং স্প্যামটিকে খুব ভালভাবে পরিচালনা করতে পারে না।

ঠিক আছে, তবে জিমেইল?

Gmail আসলেই একটি নিখরচায় ওয়েব-ভিত্তিক ইমেল সিস্টেম। তবে, এটির জন্য কয়েকটি জিনিস চলছে:

1. এটা বিনামূল্যে.
2. এটি অবিশ্বাস্য স্প্যাম সনাক্তকরণ এবং ফিল্টারিংকে গর্বিত করে
3. এটি আগত বার্তাগুলি সংগঠিত এবং লেবেল করার দুর্দান্ত উপায় সরবরাহ করে।
4. কথোপকথনের থ্রেডগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গোষ্ঠীভূত হয়, প্রতিটি অনুরোধ সমাধান না হওয়া পর্যন্ত অনুসরণ করা সহজ করে তোলে।

সুতরাং, আমরা এর জন্য কীভাবে জিমেইল ব্যবহার করব?

আপনাকে প্রথমে যা করতে হবে তা হ'ল আপনার সহায়তা ডেস্ক সফ্টওয়্যারটির প্রয়োজনীয়তা মূল্যায়ন করা। আপনার একাধিক বিভাগ আছে? আপনার অবশ্যই টিকিটের নম্বর বরাদ্দ করা উচিত? আপনার কি নলজবেস দরকার?

আপনার যদি দরকার হয় টিকিট নম্বর বরাদ্দ? Gmail আপনাকে সেখানে সহায়তা করতে পারে না। তেমনি, জিমেইলের অতীতের অনুসন্ধানগুলির জ্ঞানব্যবস্থা তৈরির কোনও এমবেডড উপায় নেই। তবে, এর অর্থ এই নয় যে আপনি পৃথকভাবে আপনার নিজের প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাগুলি বা নলেজবেস তৈরি করতে পারবেন না।

ধরে নেওয়া যাক আপনি Gmail ব্যবহার করতে চান to একটি Gmail অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন এবং অ্যাকাউন্টটির জন্য একটি নাম ব্যবহার করার চেষ্টা করুন যা আপনি যতটা বর্ণনামূলক করতে পারেন। আপনি এমনকি একাধিক জিমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে চাইতে পারেন যাতে আপনার সংস্থার প্রতিটি বিভাগের নিজস্ব থাকতে পারে। এই পছন্দটি আবার আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে। আপনার সংস্থাটি যদি ছোট হয় তবে সম্ভবত আপনার মধ্যে এমন একজন আছেন যিনি আগত বার্তাগুলি যথাযথ বিভাগে আলাদা করেন (ধরণের সচিবের মতো)। অথবা সম্ভবত আপনার গ্রুপে লোকের সংখ্যা অল্প তাই আপনি ছেলেরা কীভাবে অ্যাকাউন্টে বার্তাগুলি সংগঠিত করবেন সে সম্পর্কে একমত হতে পারেন। আপনার যদি প্রচুর অনুরোধ থাকে তবে আপনি একাধিক জিমেইল অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে চাইতে পারেন।

আপনি Gmail এ একটি অবকাশ বিজ্ঞপ্তি সেট করতে চাইবেন want তবে আপনি এটি ছুটির নোটিশ হিসাবে ব্যবহার করবেন না। আপনি এটি আগত টিকিটের একটি স্বয়ংক্রিয় স্বীকৃতি হিসাবে ব্যবহার করবেন। আপনার গ্রাহককে বলার একটি উপায় যা হ্যাঁ, তাদের বার্তাটি পেয়েছিল। এটি সেট আপ করতে, সেটিংসে যান। ছুটির উত্তরদাতা চালু করতে রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন, তারপরে আপনি যে বার্তাটি প্রেরণ করতে চান তা টাইপ করুন।

আপনার পাবলিক ইমেল ঠিকানা হিসাবে অভিনয় করার উদ্দেশ্যে আপনি নিজের ডোমেনে একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে চাইবেন। আপনি সম্ভবত আপনার গ্রাহকরা আপনাকে কোনও জিমেইল.কোম ঠিকানায় ইমেল করাতে চান না কারণ এটি অনুপযুক্ততার ধারণাটি ছেড়ে দিতে পারে। সুতরাং, আপনার নিজের ইমেল অ্যাকাউন্ট সেট আপ করুন এবং কেবল আপনার সার্ভার থেকে ইমেলগুলি দখল করতে আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট হিসাবে Gmail ব্যবহার করুন। এটি করতে, সেটিংস -> অ্যাকাউন্টে যান। "অন্যান্য অ্যাকাউন্ট থেকে মেল পান" এর অধীনে, "অন্য একটি মেইল ​​অ্যাকাউন্ট যুক্ত করুন" নির্বাচন করুন। আপনি এমন একটি পপআপ পাবেন যেখানে আপনি জিমেইল যাচাই করতে চান এমন ইমেল ঠিকানাটি প্রবেশ করতে পারেন। তারপরে আপনি সেই ইমেল অ্যাকাউন্টে একটি POP3 সংযোগের জন্য ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড এবং সার্ভারের ঠিকানা প্রবেশ করবেন। আমি আপনাকে জিমেইলটি জিমেইলে ডাউনলোড হয়ে যাওয়ার পরে সার্ভার থেকে বার্তাটি সরিয়ে দেওয়ার জন্য পরামর্শ দিচ্ছি।

পরবর্তী এবং সেটিংস -> অ্যাকাউন্ট ট্যাব থেকেও আপনি সেই ইমেল ঠিকানাটিকে আপনার বহির্গামী ইমেল করতে চাইবেন। আপনি যদি তা না করেন, তবে Gmail থেকে আপনার পাঠানো সমস্ত ইমেলগুলির ফেরতের ঠিকানা হিসাবে Gmail.com থাকবে। সুতরাং, Gmail এ আপনার ইমেলটি "মেল প্রেরণ করুন" এর অধীনে এন্ট্রি হিসাবে Gmail এ প্রবেশ করুন। Gmail এই ইমেল ঠিকানায় একটি নিশ্চিতকরণ কোড প্রেরণ করবে। আপনি যে ইমেল পান সেটি থেকে কোডটি আনুন, এটি জিমেইলে প্লাগ করুন এবং তারপরে আপনি সেই অ্যাকাউন্টটি ব্যবহার করে Gmail থেকে ইমেল প্রেরণ করতে পারবেন। আপনার ডিফল্ট বহির্গামী ইমেল অ্যাকাউন্ট হিসাবে এই নতুন ঠিকানাটি সেট করুন।

এটি সম্পন্ন হয়ে গেলে, কেউ ইমেলটির শিরোনাম না খেলে আপনি Gmail ব্যবহার করছেন তা বলতে সক্ষম হবে না।

এরপরে, আপনি কয়েকটি লেবেল সেট আপ করতে চাইবেন যা আপনি বার্তাগুলি সংগঠিত করতে ব্যবহার করবেন। প্রতিটি বিভাগের জন্য সম্ভবত লেবেল। বার্তাটি পরিচালনা করা হয়েছে, ফরোয়ার্ড করা হয়েছে বা এখনও উত্তরের অপেক্ষায় রয়েছে কিনা তার জন্য সম্ভবত লেবেলগুলি। আপনার তৈরি করা লেবেলগুলি আপনার উপর নির্ভর করে তবে এটি আগেই পরিকল্পনা করুন কারণ এটি এমন লেবেল যা জিমেইলকে তদন্তের বিশাল জগাখিচির চেয়ে আগত বার্তাগুলির জন্য একটি সংগঠিত প্ল্যাটফর্মে রূপান্তরিত করতে চলেছে।

আপনার বার্তাগুলি আরও সুসংহত করতে আপনি Gmail এর ফিল্টারগুলি ব্যবহার করতে পারেন।

গ্রাহকদের কীভাবে অনুরোধ জমা দেওয়া উচিত?

দুটি প্রধান বিকল্প হ'ল একটি ওয়েব-ভিত্তিক ফর্ম ব্যবহার করা বা আপনার ওয়েবসাইটে সরাসরি ইমেল ঠিকানা প্রকাশ করা। স্পষ্টতই, আপনি যদি সরাসরি ঠিকানাটি প্রকাশ করেন, তবে ঠিকানাটি মাকড়সা দ্বারা বাছাই করা এবং স্প্যাম তালিকায় স্থাপনের খুব সম্ভবত। তবে, জিমেইলের স্প্যাম ফিল্টারিং চমত্কার এবং আপনার ইনবক্সে খুব বেশি স্প্যাম পাওয়ার সম্ভাবনা নেই।

যদি কোনও ফর্ম ব্যবহার করে থাকেন তবে সাবধান থাকুন যে ইমেলটিতে ইমেইল সাবজেক্টের লাইনটি হার্ড-কোড করবেন না। জিমেইলের থ্রেডিং ক্ষমতা এমন এক শক্তিশালী জিনিস যা এটিকে একটি শালীন সহায়তা ডেস্ক সমাধান এবং অভিন্ন বিষয় লাইনগুলিকে মিথ্যাভাবে সমস্ত থ্রেডে ভাগ করে দেবে। সুতরাং, তবে আপনি এটি করেন, নিশ্চিত হয়ে নিন যে গ্রাহক আপনাকে একটি অনুরোধ প্রেরণের সময় তাদের নিজস্ব বিষয় লাইন তৈরি করতে পারে।

চলুন জিমেইলের বাইরে দেখি

জিএমএল দুর্দান্ত, তবে গুগলের অন্যান্য সমাধানগুলিও আপনার ব্যবসায়ের যোগাযোগের প্রয়োজনীয়তার জন্য গুগলকে একটি দুর্দান্ত প্ল্যাটফর্ম করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, একটি Gmail অ্যাকাউন্ট সেটআপ করা গুগল ক্যালেন্ডারের জন্যও অ্যাক্সেস সেট করে (যা কোনও সংস্থা ক্যালেন্ডারের পাশাপাশি টাস্ক অনুস্মারক হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে)। গ্রাহকদের কাছ থেকে আগত কিছু বিশেষ অনুরোধগুলি কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তার জন্য ডকুমেন্টেশন সংরক্ষণের জন্য আপনি গুগল ডক্স ব্যবহার করতে পারেন। কর্মীদের মধ্যে চ্যাট করতে আপনি গুগল চ্যাট ব্যবহার করতে পারেন। আপনি গুগল সাইটগুলি কর্পোরেট ইন্ট্রনেট হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন, কোম্পানির পদ্ধতিগুলি এবং অন্যান্য ডকুমেন্টেশনগুলি ওয়েবে ঠিক সেখানে সংরক্ষণ করতে পারেন। গুগল গ্রুপগুলি পুরো সংস্থার জন্য একটি ব্যক্তিগত ইমেল তালিকা হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে।

সুতরাং, আপনি দেখতে পারেন, গুগলের ফ্রি পরিষেবাগুলি একটি ছোট ব্যবসায়ের দুর্দান্ত সমাধান করতে পারে। আপনাকে কেবল বাক্সের বাইরে কিছুটা ভাবতে হবে। ????